Implementasi Sistem Informasi

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan Sistem Informasi adalah suatu proses pengembangan suatu sistem ntuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi yang selalu berkembang.  Perlunya pengembangan Sistem Informasi ini adalah untuk persaingan bisnis yang semakin berkembang kearah pertarungan informasi.

Suatu organisasi mempunyai permasalaha-permasalahan bisnis yang membutuhkan suatu solusi. Peran seorang sistem analis adalah memberikan solusi permasalahan bisnis organisasi tersebut dengan teknologi informasi tentunya.

suatu sistem harus memiliki kriteria diatas yaitu terdiri atas INPUT atau masukan, bahan yang akan diolah sistem tersebut. PROSES adalah sistem yang mengolah input tadi sehingga memperoleh goal atau tujuan / OUTPUT yang diinginkan.

Beberapa manfat Pengembangan Sistem Informasi

·         memberikan informasi cepat, tepat dan akurat

·         mengikuti perkembangan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem bisnis

·         mempercepat arus informasi untuk pengambilan keputusan

Alasan pengembangan sistem informasi

·         sistem informasi masih tradisional dan tidak update sehingga menyebabkan operasi organisasi tidak sesuai dengan tujuan

·         perkembangan dan pertumbuhan organisasi

·         untuk meraih kesempatan bersaing

·         adanya instruksi dan peraturan yang baru

Kriteria Perlunya Pengembangan Sistem Informasi

·         Keluhan-keluhan stakeholder

·         sering tertundanya informasi dan pengiriman

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Sebuah survai memperkirakan bahwa hanya empat persen (4%) dari semua software yang disusun benar-benar berguna. Sebuah survai yang lain memperkirakan bahwa 15 % dari proyek pembangunan sistem informasi tidak pernah memberikan hasil apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan 200% dalam proyek tersebut merupakan hal yang biasa & umum. Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan pembangunan atau pengembangan sistem informasi, seperti:

a.  Kurangnya dukungan dari manajemen senior dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem informasi tersebut.

b.   Terjadinya perubahan kebutuhan inrformasi pemakai

c.    Kehadiran teknologi baru

d.    Kekurangan standar metodologi pengembangan system.

e.   Kelebihan beban kerja atau kurangnya keahlian dari SDM yang ada di dalam organisasi maupun tim penyusun system.

Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembagkan sistem informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

a.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhan manajemen.

b.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Untuk pengembangan sistem membutuhkan dana yang tidak sedikit, apalagi bila menggunakan teknologi yang mutakhir.

c.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.

d.    Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personal dalam bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.

e.    Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak. Sewaktu proses perancangan output dilakukan, hasil perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.

f.    Takut membatalkan proyek.

Pada umunya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu di mana proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka pembatalan itu harus dilakukan dengan tegas. 

g.    Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

Kegagalan unuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem.

Selain itu di dalam menghadapi masalah-masalah untuk mengantisipasi risiko kegagalan sistem dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem, ada beberapa rencana kontrol yang bisa dilakukan:

a.    Menggunakan metodologi pengembangan sistem yang standard an terdokumentasi dengan baik.

b. Menggunakan peralatan manajemen proyek untuk merencanakan, mengkoordinasikan dan mengamati proyek pengembangan sistem informasi.

c.  Membuat laporan-laporan dan dokumen yang lain secara periodik untuk membuat personil-personil dalam tim pengembangan sistem bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas mereka.

d. Mengajak pemakai (user), manajer dan auditor untuk berpartisipasi dalam proyek pembangunan/pengembangan sistem.

e. Menguji sistem secara menyeluruh sebelum mengimplementasikannya untuk memastikan bahwa sistem informasi tesebut sudah memenuhi kebutuhan pemakai.

f. Menyusun kontrol untuk melakukan perubahan program secara formal guna mencegah terjadinya perubahan yang tidak sah.

g. Melakukan pemeriksaan setelah dilakukan implementasi secara menyeluruh guna memeriksa efisiensi dan efektivitas sistem baru dan untuk pengembangan sistem selanjutnya.

Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Informasi

     Perencanaan Sistem : Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti: perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.Keuntungan-Keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, meliputi:

 Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi kegiatan ataupun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini dan unit mana yang tidak akan dilibatkan. Informasi ini dapat memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga bias dapat dicegah sejak awal.

Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah, Maka agar dapat berjalan secara bersamaan diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi, kebutuhan, dan efisiensi.

Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.

Analisis Sistem :  Aspek Bisnis atau Manajemen mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini,yaitu:

Untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi.

Untuk mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

Aspek Teknologi Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer dan komite pengarah SIM terlibat dalam kegiatan yang penting sebagai berikut:

-          Menetapkan rencana penelitian sistem.

-          Mengorganisasikan tim proyek.

-          Mendefinisikan kebutuhan informasi.

-          Mendefinisikan kriteria kinerja sistem.

-          Menyiapkan usulan rancangan sistem.

-          Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem.

Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, penyebab analisis dan dampak permasalahan bagi organisasi, pemecahan masalah dengan kemungkinannya dan dampak risiko serta potensinya, dan solusi alternatif yang direkomendasikan.

Perancangan Sistem : tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti: sistem basis data, jaringan komputer, teknik konversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya. Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

Implementasi Sistem : Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi.

Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari, seperti: perubahan sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, dan penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.

Dari perspektif manajemen, tahap pasca implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil yang dapat melakukan perubahan terhadap sistem informasi yang sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.

Evaluasi Sistem : Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun.proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar.Tahapan proses uji coba, antara lain:

a.Mengecek alur sistem secara keseluruhan

b.Melakukan penelusuran pada sampel data

c.pengecekan

Pemeliharaan System : Pada tahap ini sistem telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya.

Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, memback-up dan scanning virus. Sementara itu pemeliharaan juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemutakhiran sistem.

Perancangan Sistem Terperinci : Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Desain output secara terinci adalah berbentuk laporan di media keras. Tujuan Perancangan Output  adalah mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan.